Çalışan Gelişim Programlarının iyileştirilmesi

Peki, daha iyi olsun diye ne yapabiliriz?

Online/Sınıfiçi/Karma farketmeksizin gelişim programlarındaki eğitim içerikleri, süresi, tasarımı ve ölçümlenmesi kişiye indirgenebilmeli ve kalıcı davranış değişikliğine giden yol gözlemlenmelidir. Davranışa dönüşüp dönüşmemesinin gözlemlenmesi noktasında öncelikle kişinin buna niyetlenmesi sonrasında ise kurum kültürünün bu değişikliği destekleyici bir yapıda olması gibi koşullar bulunmaktadır.

Peki, gerçekten ne yapalım?

1. Eğitim ve gelişim faaliyetlerine dahil olmak/edilmek
   1. İşe alıştırma (Onboarding & Orientation)

*Çalışanlara 12 ay boyunca düzenli eğitim & gelişim planı sunulamasa dahi onları adımlarını attıkları ilk günden itibaren işe yeni başlayan her pozisyondaki çalışanın ihtiyaç duyabileceği bilgi birikiminin aktarılmasını amaçlayan kısa bir program planlayabiliriz.

*Yeni başlayanın pozisyonunun uyum aşamasını geçene kadar “yeni” olduğunu aklımızdan çıkarmayalım.

1. Uygunluk

*İşe alışma safhasında gözlemlediğimiz ve iş arkadaşlarından geri bildirim aldığımız çalışanın hangi programlara uygun olduğu ile ilgili temel bir fikre kavuştuktan sonra şimdi o kişiyi fonksiyon, bölüm, grup ve bireysel şeklindeki sınıflandırmaya dahil edebiliriz. (Çalışanın organizasyon şemasındaki konumu hangi programa uygunluk gösterdiği ile ilgili bilgi vermek için yeterli olmayabilir)

1. Eğitim Hizmeti

*Eğitim hem bir hizmet hem de ciddiye alınması gereken bir üründür.Belirli üretim aşamaları vardır.Örnek olarak her yeni onboarding/oryantasyon grubu ile birlikte eğitim materyallerimizi geliştirmeli güncelleştirmeliyiz. Eğitime dahil olmak isteyen ve dahil olmasını istediğimiz gruba yukarıdan aşağıya uygun olan içerik/materyal kombinasyonunu ortaya çıkartarak eğitim ürünlerimizi kolay adaptif edilebilir halde tutmalıyız.

*Her yeni program kendi içinde bir onboarding aşamasına sahiptir. Bunu da gözden kaçırmamalıyız.

1. Eğitim ve gelişim faaliyetlerine adaptasyon (adaption)
   1. Alıştırma Uygulamaları

*Bu aşamada çalışanları kendilerini bekleyen aktivitelere hazırlamak için testler, anketler, ödüllü soru-cevap uygulamaları yardımıyla neyi almaya gönüllü olduklarını ortaya çıkartabiliriz.

*Kurumun teknoloji kullanım kapasitesini gözetilmeksizin bunu yaparken de sınıf eğitiminden uzak daha az teknolojik uygulamaları deneyebiliriz. Kapalı zarf ile her gruba farklı soru kartları ya da bilmece bırakmak keyifli bir giriş uygulaması olabilir.

1. Tekrar Eğitimleri

*Süreçlerimizi tasarlarken en çok tıkandığımız noktalardan biri tekrar eğitimlerini planlamak olabiliyor. Tekrar eğitimleri birebir öncekinin aynısı anlamına gelmemelidir. Aralıklı tekrarlanan eğitimler bir açıdan da mekanik öğrenme sürecini tetikleyecektir. Bir diğer yandan da güncelliğini korumalı çünkü aynı eğitim için, öncekinden sonrakine her şey sabit kalsa dahi katılımcılar değişmiş olacaktır. Temel teknik eğitimler, işbaşı eğitim uygulamaları, kalite/belgelendirme eğitimleri, periyodik geri bildirim uygulamaları vb.

1. Uygulamayı Derinleştir

*Katılım sağlanan eğitimler, pre/post test uygulamaları, tamamlanan online içerikler derken bunların seviyelendirilmesini de gözden kaçırmamız gerekmektedir. Her eğitim gelişim aktivitesi temel bir seviyeden üst gruplara doğru hareket edebilme esnekliğine sahip olmalı, kurguları yaparken bu özelliği düşünmeliyiz. (Örneğin sınav uygulamanız bile kolaydan zora gitmeli, hatta online sınav uygulamalarınızda sorular doğru cevaplandıkça daha zor soruların gelmesini sağlayabilirsiniz. Bunu da basit bir ağırlıklandırma fonksiyonu ile çözebilirsiniz.

1. Etkileşim
   1. Takip/Katılım/Davet Mesaj/Mailing Sistemi

*Hali hazırda en çok dikkat edilen ve uygulanan adım olarak görünmektedir. Katılımcılar, içerikler ve eğitim amaçlarıyla ilgili kısa notların ilişik olduğu mesaj sistemine tüm çalışanlar dahil olmalıdır.

*Katılım ve takip bilgilerini içeren aylık, haftalık takip/bilgilendirme mesajları ile programlarınızla çalışanlarınızı iletişim halinde kalmaya teşvik edebilirsiniz. (Bu bazıları için bir süre sonra sıkıcı gelebilir)

1. Yöneticileri Yönetmek

*Eğitim ve gelişim faaliyetleri sürerken etkileşimi stabil tutmak noktasında yönetmeniz gereken faktörlerden belki önemlisi yöneticilerin müdahaleleri olacaktır. Müdahaleyi olumsuz olarak düşünmemelisiniz. Her türlü araya girme, süreci anlamaya çalışırken farkında olmadan katılımcıları dışarıda bırakan tarz davranışların etkisi çalışanların etkileşimlerini çok da olumlu şekilde etkilemeyebilir.

*Yöneticileri de süreçlere dahil edebiliriz. Fonksiyon bazlı katılım, takip, puan raporlarından haberdar olmalarını sağlayarak, bizlerin dışında bir geri bildirim vermelerini kısmen engelleyebiliriz. Eğitim ekibi ile hareket eden fonksiyon amirleri için onları da yanımıza bizzat dahil edebiliriz. Katılımcıların eğitimlerle ilgili geri bildirimlerini yöneticilere iletirken seçmemiz gereken dil burada devreye girecektir.

1. Oyunlaştırma

*Bu adımla ile ilgili olarak çok sayıda paylaşım bulunmakla birlikte kısaca değinmek gerekmektedir.

*Katılımcıları online olsun ya da olmasın yarışmaya dahil etmeliyiz. Programın içinde varlık gösterirken ne türlü bir ortamda olduğunu anlaması için de oyun elementlerini dikkatlice programın içine yerleştirebiliriz. Şimdiye kadar saydığımız adımlardan bazıları zaten oyun elementlerini temsil etmektedir. Bireye indirgeyebilme “personalizing” zaten oyunun kendisi olmalıdır.

1. Performans Ölçümü
   1. Gerçek Zamanlı Durum Karşılaştırması

*Katılımcıların dahil oldukları ve dahil olacakları programlarla ilgili ihtiyaçları bir anda ortaya çıkmamaktadır. Katılım kararının alınmasının tamamen süre gelen ve takip edilen ihtiyaçlardan kaynaklandığına dikkat etmelisiniz.

*Aktiviteye katılım niyetini doğuran ihtiyaç, aktivite sonrası gerçek zamanlı olarak ölçümlenmelidir. Soft skill için bunun gözlenmesi zor olabilir o zaman da dönüp tasarıma bakmalıyız. Nasıl bir program yarattık ki içinde net olarak gözlemleyebileceğimiz hiçbir güncel durum sorgusu bulunmasın.

1. Sonuçları İyileştir

*Program sonunda performans yönetiminin son adımı için iyileştirme projeleri eklemelisiniz. Kariyer haritalarıyla bağlı olarak bireye indirgenmiş bir ödüllendirme planına ihtiyacımız bulunmaktadır.

*Temel olarak ihtiyaç analizi ve gelişim hedefleriyle girdiğimiz programın çıkışının & kapanışının da planlanma ihtiyacı bulunmaktadır. Alkışlarla girdiğimiz salondan sessizce kapıyı kapatıp çıkmak yaratmaya niyetlendiğimiz etkiyi ortaya çıkarmayacaktır.

1. Yeniden Adaptasyon

*Programın bireysel, grup, departman ve fonksiyon bazlı ölçümleri tamamlandıktan ve bireysel sonuçlarla ilgili iyileştirme süreci tamamlandıktan sonra bir sonraki sefer için gerekli revizyonların da programın sürecine dahil olduğunu unutmamalıyız.

*Metot, içerik, takvim anlamında sürecin sonrakine hazırlanması ek iş olarak görülmemelidir.